Microsoft 365 o Google Workspace para pequeñas empresas

Tarde o temprano, toda pequeña empresa que crece tiene que decidir dónde vivirán su correo, sus archivos y sus calendarios. Para la mayoría, la decisión se reduce a dos plataformas: Microsoft 365 y Google Workspace. Las dos son maduras, confiables y muy usadas. Las dos incluyen correo empresarial con su propio dominio, almacenamiento de archivos en la nube, videollamadas y aplicaciones de oficina.

Entonces, ¿cuál le conviene? En este artículo las comparamos en lenguaje sencillo, explicamos dónde suele encajar mejor cada una y repasamos lo que importa más que la marca que elija.

Lo que le dan ambas plataformas

Lo básico es muy parecido:

• Correo empresarial con su propio dominio (Outlook en Microsoft 365, Gmail en Google Workspace).
• Calendarios y contactos compartidos.
• Almacenamiento y uso compartido de archivos en la nube (OneDrive y SharePoint, o Google Drive y unidades compartidas).
• Videollamadas y chat (Microsoft Teams, o Google Meet y Google Chat).
• Documentos, hojas de cálculo y presentaciones (Word, Excel y PowerPoint, o Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google).
• Asistentes de IA integrados (Microsoft Copilot o Google Gemini), incluidos en distintos niveles según el plan.
• Controles de seguridad y administración, incluida la autenticación multifactor.

Las dos venden sus planes para pequeñas empresas para un máximo de 300 usuarios (Microsoft 365 para empresas, planes de Google Workspace), y las dos ofrecen varios niveles. Los niveles más económicos dejan fuera funciones que muchas empresas terminan necesitando, así que compare los planes con cuidado, no solo las plataformas.

Cuándo suele encajar mejor Microsoft 365

• Su equipo vive en Word y Excel. El trabajo de contabilidad, ingeniería, legal y finanzas suele depender de hojas de cálculo complejas, macros, control de cambios o plantillas que funcionan mejor en las aplicaciones completas de escritorio. Tenga en cuenta que el plan básico de Microsoft, Business Basic, solo incluye las versiones web y móviles; las aplicaciones de escritorio instalables empiezan con Business Standard.
• Su software espera Microsoft. Muchas aplicaciones del sector, complementos y herramientas contables se integran con Outlook, Excel o el inicio de sesión de Windows.
• Usa computadoras con Windows y quiere administrarlas de forma centralizada. Business Premium añade Microsoft Intune para la administración de equipos y funciones de seguridad de Microsoft Defender, de modo que las laptops se pueden proteger, actualizar y borrar a distancia desde la misma plataforma que el correo.
• Tiene requisitos de cumplimiento. Las empresas que trabajan hacia HIPAA, NIST 800-171 o CMMC suelen encontrar que las herramientas de seguridad y cumplimiento de Microsoft coinciden con lo que esperan auditores y evaluadores. Si maneja información de defensa, confirme qué entorno de Microsoft exigen sus contratos antes de comprar nada.

Cuándo suele encajar mejor Google Workspace

• Su equipo trabaja en el navegador. Google Workspace se creó para la web desde el primer día. Si su personal sobre todo redacta documentos, comparte archivos y usa software empresarial en línea, se siente rápido y sencillo.
• La colaboración en tiempo real es la necesidad principal. Que varias personas editen el mismo documento u hoja de cálculo a la vez es donde Google siempre ha sido fuerte.
• Quiere menos piezas que mantener. La consola de administración suele ser más fácil de entender para alguien que no es de TI, y hay menos que instalar y actualizar en cada computadora.
• Usa Chromebooks o una mezcla de equipos. Google Workspace funciona igual en cualquier computadora con un navegador moderno.

Lo que importa más que la marca

La plataforma que elija importa menos que cómo se configura y se mantiene. Esto es lo que, en la práctica, vemos que marca la mayor diferencia:

1. Autenticación multifactor para todos, sin excepciones para el dueño ni para las cuentas compartidas.
2. Métodos de inicio de sesión antiguos y menos seguros desactivados, para que los atacantes no puedan evitar la MFA.
3. Autenticación del correo (SPF, DKIM y DMARC), para que su correo llegue a la bandeja de entrada y los delincuentes no puedan suplantar fácilmente su dominio. Vea SPF, DKIM y DMARC explicados.
4. Reglas claras para compartir, para que los archivos de la empresa no se compartan por error con "cualquier persona que tenga el enlace".
5. Un proceso para altas y bajas de personal, para que las cuentas se creen bien y se cierren el mismo día en que alguien se va.
6. Una copia de seguridad aparte. Ninguna de las dos plataformas es una copia completa de sus datos. Explicamos por qué en ¿Microsoft 365 respalda sus datos?, y la misma lógica aplica a Google Workspace.
7. La cuenta de administrador a nombre de la empresa, no de un exempleado, un familiar o un proveedor de TI anterior.

¿Debería cambiarse?

Si su plataforma actual funciona y está configurada de forma segura, cambiarse rara vez compensa por sí solo. Tiene sentido cuando la plataforma claramente estorba: su equipo exporta todo a Excel porque Hojas de cálculo no alcanza, su software del sector necesita Outlook, un requisito de cumplimiento apunta a una plataforma, o está pagando las dos y usándolas a la vez.

Si decide cambiarse, planifíquelo como un proyecto:

• Primero, el inventario: buzones, buzones compartidos, calendarios, unidades compartidas y cada aplicación o equipo que envía correo o inicia sesión con sus cuentas.
• Elija el plan correcto en la nueva plataforma antes de empezar, no después.
• Migre el correo, los calendarios, los contactos y los archivos con herramientas de migración adecuadas, no con descargas manuales.
• Programe el cambio para un momento tranquilo, actualice los registros DNS y vuelva a conectar cada teléfono y computadora.
• Prevea unos días de soporte para las preguntas después del cambio.

Cómo puede ayudar CyberArm

Configuramos, protegemos y administramos tanto Microsoft 365 como Google Workspace para pequeñas empresas de todo el centro de Florida. Podemos revisar su configuración actual, ayudarle a elegir la plataforma y el plan adecuados, y encargarnos de las migraciones de correo y archivos, incluidos los cambios de Google Workspace a Microsoft 365, con las menores interrupciones posibles para su equipo.

En resumen

Microsoft 365 y Google Workspace son buenas opciones. Elija la que coincida con la forma de trabajar de su equipo y con el software que usa, y asegúrese de que esté configurada de forma segura y respaldada. Si quiere una segunda opinión sobre su configuración actual, nuestra evaluación gratuita de TI y seguridad revisa su correo, la seguridad de los inicios de sesión y la configuración de la nube, y le entrega un Resumen Ejecutivo por escrito con las correcciones más importantes.