Cómo se cobra la TI administrada: los modelos más comunes

Si ha pedido cotizaciones a varias empresas de TI, seguramente notó que ninguna se parece a otra. Una cobra por hora, otra por computadora, otra por empleado, y una cuarta ofrece tres paquetes con nombres como "Básico" y "Premium". Así es difícil saber cuál es realmente la mejor opción.

Este artículo explica las formas más comunes de cobrar la TI administrada, en qué es bueno y en qué falla cada modelo, y las preguntas que facilitan comparar cotizaciones. A propósito no incluimos cifras: los precios dependen de su tamaño, sus sistemas y lo que esté incluido, y un número sin ese contexto confunde más de lo que ayuda.

Los modelos de precios más comunes

Por hora (pagar cuando algo se rompe)

Usted llama cuando algo falla y paga el tiempo que lleva arreglarlo. No hay compromiso mensual, lo que atrae a las oficinas muy pequeñas. La desventaja es que nadie se encarga de evitar que las cosas fallen: las actualizaciones, el monitoreo y la seguridad suelen hacerse solo cuando alguien se acuerda. Los costos son impredecibles y un mal mes puede salir muy caro.

Bloques de horas (retainer)

Usted paga por adelantado una cantidad fija de horas de soporte, a menudo con una tarifa menor que el trabajo por hora suelto, y las usa cuando las necesita. Es más predecible que pagar por cada avería, pero sigue pagando por tiempo, no por resultados. Pregunte si las horas no usadas pasan al mes siguiente y qué ocurre cuando se acaban.

Por dispositivo

Paga una cuota mensual por cada computadora, servidor u otro equipo que administra el proveedor. Es fácil de entender y funciona bien cuando hay equipos compartidos. Se complica cuando cada persona usa varios dispositivos, como una computadora de escritorio, una laptop y un celular, y hay que acordar qué cuenta como dispositivo.

Por usuario

Paga una cuota mensual por cada persona que atiende el proveedor, que normalmente cubre una cantidad fija de dispositivos por persona. Se ha vuelto un modelo muy común en las pequeñas empresas, porque la mayor parte del trabajo acompaña a la persona entre su laptop, su celular y sus aplicaciones en la nube. La factura sube y baja con su número de empleados, lo que simplifica el presupuesto.

Paquetes por niveles

Muchos proveedores agrupan su precio por usuario o por dispositivo en dos o tres niveles. Los niveles superiores suelen añadir tiempos de respuesta más rápidos, más soporte presencial, más seguridad o planificación estratégica. Los niveles facilitan la elección, pero solo si compara lo que incluye cada uno, no solo el nombre.

Servicios adicionales y proyectos

Casi cualquier modelo va acompañado de otros dos tipos de cargos:

• Servicios adicionales: servicios mensuales opcionales, como la gestión de copias de seguridad, la seguridad avanzada o el apoyo para cumplimiento normativo.
• Proyectos: trabajos únicos que se cotizan aparte, como una mudanza de oficina, el reemplazo de un servidor, una actualización de Windows o una migración a Microsoft 365.

Lo que normalmente no está incluido

Sea cual sea el modelo, algunas cosas suelen facturarse aparte. Pregunte por cada una para evitar sorpresas:

• Hardware: computadoras nuevas, firewalls, switches y equipos de Wi-Fi.
• Licencias de software, como Microsoft 365 o Google Workspace, y los programas propios de su negocio.
• Proyectos y cambios importantes.
• Visitas presenciales más allá de lo que cubre el plan, y trabajo fuera de horario o de emergencia.
• Copias de seguridad, que a menudo son un servicio aparte según cuántas computadoras, servidores y cuentas en la nube hay que proteger.
• Incorporación: el trabajo inicial de documentar y preparar su entorno.

Cómo comparar cotizaciones de forma justa

La cotización más barata no siempre es el proveedor más barato. Ponga las cotizaciones lado a lado y hágale a cada proveedor las mismas preguntas:

1. ¿Qué incluye exactamente? Mesa de ayuda, monitoreo, actualizaciones, herramientas de seguridad, administración de la red y de las cuentas en la nube. Pídalo por escrito.
2. ¿Qué tan rápido responden? Busque tiempos de respuesta por escrito, no un "respondemos muy rápido".
3. ¿Qué cuenta como usuario o como dispositivo? Los buzones compartidos, el personal a medio tiempo, la computadora de recepción y la laptop de la sala de reuniones pueden cambiar la cuenta.
4. ¿Cómo se facturan los cambios? Cuando contrata a alguien o alguien se va, ¿cuándo cambia la factura?
5. ¿Qué seguridad está incluida? La protección de equipos, la autenticación multifactor y el filtrado de correo deberían ser lo mínimo. Nuestra lista de ciberseguridad explica qué buscar.
6. ¿Cuánto dura el contrato y cómo se termina? Conozca el plazo, el aviso previo y cómo se le devuelven sus contraseñas y su documentación si cambia de proveedor.

Señales de alerta en una cotización

• Un solo número mensual sin una lista escrita de lo que cubre.
• "Ilimitado" sin mencionar exclusiones.
• Ningún tiempo de respuesta por escrito.
• Un contrato largo que se renueva automáticamente sin una salida clara.
• El proveedor se guarda para sí las contraseñas de administrador y la documentación.

Cómo cobra CyberArm la TI administrada

CyberArm cobra sus planes de TI administrada por usuario al mes, en tres niveles, con servicios adicionales opcionales como la gestión de copias de seguridad. También se pueden contratar servicios sueltos, como la administración de Microsoft 365 o las copias de seguridad, sin un plan completo. Cada cotización es por escrito e indica lo que incluye, los tiempos de respuesta y lo que se factura aparte. Si todavía está decidiendo si un plan administrado tiene sentido, lea por qué su pequeña empresa necesita un MSP (y cuándo todavía no).

En resumen

La TI administrada se cobra con frecuencia por usuario o por dispositivo cada mes, muchas veces en niveles, con el hardware, las licencias y los proyectos aparte. El modelo que elija importa menos que saber exactamente por qué está pagando. Si quiere una idea clara de lo que su empresa realmente necesita antes de comparar cotizaciones, empiece con nuestra evaluación gratuita de TI y seguridad: revisamos sus sistemas y le enviamos un Resumen Ejecutivo por escrito, sin compromiso.